Планирование рабочего времени руководителя клиники

Дата: 14.04.2011
Автор: С. М. Луговая, ректор Центра менеджмента «Новое Движение»
«Представьте, что вы выиграли на конкурсе приз – каждое утро банк будет открывать вам кредит в 86 400 долларов. Но есть правила.

Просмотров: 2015


  • Первое заключается в том, что все, не истраченное за день, вечером изымается, и «смухлевать» нельзя – скажем, нельзя перевести деньги на другой счет, можно только их истратить, но каждое утро, когда вы просыпаетесь, банк открывает вам новый счет – 86 400 долларов на текущий день.
  • Второе правило: банк имеет право прервать игру без предупреждения, в любой момент он может заявить, что все кончено, счет закрыт и нового не будет…

Такой волшебный банк доступен каждому из нас – это время! Рог изобилия, из которого постоянно текут секунды.
Каждое утро, просыпаясь, мы получаем кредит в размере 86 400 секунд жизни в день, и, когда мы засыпаем, запас исчезает, а что не было прожито за день – пропало.

Каждое утро волшебство начинается заново, нам опять дают кредит в 86 400 секунд. И мы играем по правилу, обойти которое невозможно: банк может закрыть счет в любой момент без предупреждения; жизнь может остановиться в любую секунду. Что мы делаем с нашими ежедневными 86 400 секундами? А секунда жизни поважнее доллара, правда же?»
(Марк Леви «Между небом и землей»)

Так уж заведено, что человек не ценит того, что имеет. И только лишившись, начинает задумываться об этом и жалеть. Можно много перечислять вещей, к которым мы относимся пренебрежительно - :здоровье, красота, молодость…. Но есть то, о чем не задумывается практически никто. Это – секунды, минуты, часы,… время, которое имеет свойство сжиматься, когда спешишь, и растягиваться, когда ждешь.

Для руководителя время – это, прежде всего ресурс, которого всегда не хватает. Именно поэтому ему обязательно необходимо планировать свой день. Профессиональный руководитель со стажем отличается от начинающего тем, что его рабочее и личное время расписано практически по минутам. Со стороны он напоминает поезд, который идет по четкому графику, без права на задержку. Но только такой режим позволяет ему осуществить задуманные планы, быть успешным и посвятить время себе и близким.

Искусство планирования приходит не сразу. Лучше, если начинающие руководители получат информацию о видах планирования, алгоритме и основных правилах планирования. Но начинать всегда надо с фотографии своего рабочего дня.- подробной записи всех дел, которые вы проделали за целый рабочий день. И, если вы будете предельно честны и скрупулезны в своих записях, то уверяю вас, что результаты вам не понравятся. Все дело с том, что мы далеко не объективны к себе. Нам всегда кажется, что мы проделываем огромное количество дел и для этого необходимо 48 часов в сутки. На самом же деле существует огромное количество поглотителей времени, а мы просто-напросто не умеем планировать свое рабочее и личное время!

Для начала определимся, что дает руководителю планирование?

1) более точное достижение цели:
  • рассмотрение наиболее кратчайшего пути,
  • реалистичность с позиций органичности во времени;
2) чёткое представление о времени, необходимом для различных проектов, задач и видов деятельности;
3) расставление приоритетов:
  • концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения,
  • определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, 
которые могут быть поручены другим;
4) установление и соблюдения реальных сроков:
  • учёт потребностей во времени,
  • своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер
5) для максимальной эффективности:
  • более быстрое решение задач за счёт объединения их в блоки (одновременное решение группы задач),
  • избавление себя и сотрудников от «холостых ходов»;
6) для возможности делегирования полномочий:
  • делегирование заданий сотрудникам ведет к хорошей рабочей обстановке в коллективе,
  • рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами;
7) для уменьшения стресса:
  • меньше суеты, больше предусмотрительности,
  • лучшее планирование перерывов в работе,
  • меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел,
  • больше удовлетворение от работы.

Каковы же правила планирования рабочего времени.

1. Составляйте план лишь на определённую часть своего рабочего времени. Как показывает опыт, не более чем на 60%.

В народе есть такая пословица: «человек предполагает, а бог – располагает». Это значит, что далеко не всем вашим планам суждено свершиться. Поэтому нужно давать люфт на непредвиденные обстоятельства, которые зачастую не зависят от вас и могут сильно повлиять на ваши планы. Это позволит смягчить ситуацию и иметь возможность скорректировать ваши действия во времени.

2. Делайте анализ видов деятельности и расходов времени. Задокументируйте использование своего рабочего времени.
Речь идет о том, что часто на первый взгляд все, что вы запланировали для себя, довольно просто и быстро. Когда же вы приступаете к выполнению задачи, выявляется масса мелочей, которые значительно затрудняют и затягивают результат. И, наоборот, иногда нам кажется, что задача невыполнима. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что все не так-то сложно. Как говорится: «Глаза боятся, а руки делают».

3. Сведите воедино задачи – составьте план действий. Разделите задачи надолго-, средне- и краткосрочные. Установите приоритетность их.
Умение выявить наиболее актуальные задачи внешне кажется достаточно простым делом. Однако, когда вы приходите на работу, вас заваливают массой информации, вопросами, требующими немедленного практического решения. В результате эта рутина незаметно спутает все ваши планы и добрые намерения. Никогда не забуду высказывание одного руководителя стоматологической клиники: «Приходя на работу в клинику, в первую половину дня я загружаюсь проблемами, а вторую половину – я не знаю, что с ними делать». Обычная картина маслом!

4. Последовательно доводите до конца начатое дело. Регулярность – системность – последовательность.
Этот принцип нам знаком с детства. Но следуют ему единицы. Особенно это характерно креативным руководителям с высоким творческим потенциалом. У них часто не хватает терпения довести начатое дело до конца, и они переключаются на решение других задач в надежде закончить начатое потом. Но жизнь идет вперед и приносит с собой все новые и новые задачи. А старые незаконченные дела имеют тенденцию накапливаться.

5. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования.
Через это проходит почти каждый руководитель, который с сегодняшнего дня начинает «новую жизнь». С этой целью он скрупулезно прописывает все до мельчайших подробностей. Увлекаясь процессом, они забывает, что все это нужно только ради результата, на достижение которого уже не хватает ни времени, ни сил.

6. Составляйте свои планы письменно – Вы всегда будете иметь полный обзор дел.
«Не записано – не сделано!» - так гласит народная мудрость. Мы часто полагаемся на свою память, а она нас бессовестно подводит. Так добрые намерения вначале откладываются, а потом забываются и вытесняются другими. Кстати, контролировать выполнение тех или других запланированных дел, лучше по записям.

7. Перенос несделанного. Те задачи, которые вы решили не вычёркивать из своих планов окончательно, автоматически учитывайте при разработке новых планов.
Речь идет о том, что при проверке выполненных планов всегда находятся дела, которые вы или не смогли, или просто не успели сделать. Лучше, если вы их себе не простите, а запланируете их вновь. Тогда есть вероятность, что они будут сделаны. В противном случае, количество не выполненных дел у вас, непременно, будет накапливаться.

8. Фиксируйте в планах результаты или цели, а не просто какие-либо действия.
Любое планирование необходимо нам для достижения результата. Результат же должен быть определен во времени, месте, реальностью и критериями выполнения (по системе SMART). Поэтому обязательно необходимо задавать временные нормы, устанавливать точные сроки исполнения дл всех видов деятельности.

9. Учитесь отличать важное от спешного. Избавляйтесь от «тирании» спешности.
«Спешить не спеша» очень сложно. Человеку присуща суетливость, когда он начинает торопиться. Суета заставляет вас делать много лишних и ненужных движений. Поэтому, лучше подумать прежде, чем бежать сломя голову в одну, а потом в другую сторону.

10. С самого начала разделите задачи на те, которые Вы должны выполнить самостоятельно и те, которые можно перепоручить.
Другими словами научитесь делегировать полномочия, и не бойтесь этого делать. Часто руководители рассуждают так: «Мне легче все сделать самому, чем поручать кому-либо. А потом исправлять чужие ошибки». На самом деле это тупиковый путь, так как с каждым днем перечень дел руководителя становится все больше и больше. А дела все более усложняются. С другой стороны, при таком положении дел ваши подчиненные очень быстро принимают пассивную позицию простого исполнителя или стороннего наблюдателя, который не несет никакой ответственности и не проявляет ни какой инициативы. И скоро воз дел становится неподъемным и может вас просто раздавить. Поэтому, чем быстрее вы начнете доверять вашим подчиненным и распределять между ними обязанности с обязательным последующим контролем, тем быстрее вы получите слаженную команду.

11. Планируйте затраты времени на «поглотители времени» (неожиданных посетителей, телефонные звонки, кризисные ситуации и т.д.).
При составлении бизнес плана мы всегда берем во внимание, так называемые, неучтенные расходы, которые трудно предусмотреть заранее. Поглотители времени являются такими же неучтенными расходами времени, а именно:
  • неумение справляться с канцелярской работой;
  • ненужные переговоры и телефонные звонки;
  • плохая система архивации документов (долгий поиск каждого документа);
  • затяжные совещания;
  • разговоры на посторонние темы и пр.

12. Планируйте свободное время.
Если проанализировать затраты времени в течение дня, то окажется, что свободное время занимает у нас в среднем больше 30%,. Поэтому как это ни парадоксально, свободное время тоже лучше спланировать заранее и использовать его с максимальной пользой.

Например, используйте время поездок и ожиданий для проработки материалов, концептуальных размышлений, корректировки планов.

13. Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач и более короткие промежутки для обработки нескольких мелких дел.
При распределении своего рабочего дня в начале всегда лучше определить длительные промежутки времени для решения более приоритетных глобальных дел. А потом заполнять мелкие просветы времени менее значительными вопросами.

14. Резервируйте определённую часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации.
Рутинная работа имеет тенденцию никогда не заканчиваться и не приносит такого удовлетворения как творческая деятельность. Поэтому для творчества необходимо специально выделять время и планировать его заранее.

15. Планируйте выполнение рутинных функций.
Чтобы рутина не затягивала и не выматывала, ее также лучше запланировать дозировано, равномерно распределив в течение всего рабочего дня и чередуя с творческой работой.

Эти нехитрые правила помогут вам спланировать свой рабочий день, чтобы сделать его более эффективным и добиться желаемых результатов и предотвратить быструю утомляемость. Наука и искусство управления временем называется «тайм-менеджмент» и является неотъемлемой частью общего менеджмента.

А для того, чтобы определить свои приоритеты при распределении времени, вам необходимо уточнить свои жизненные ценности. Специальные тесты показывают, что часто мы находимся в иллюзии по отношению к своим жизненным ценностям и выдаем желаемое за действительное. Для того чтобы изучить себя более подробно и отработать практические навыки эффективного использования своего рабочего и свободного времени существует семинар-тренинг «Искусство управления временем». Получите необходимые знания и сделайте вашу жизнь длиннее, результативнее и разнообразнее!

Комментарии:





Подписаться на рассылку: