Участие в профессиональных выставках — это важное направление в деятельности любой организации, стремящейся к постоянному росту и развитию. Но чтобы участие в стоматологической выставке дало желаемые результаты, необходима тщательная подготовка и планирование. В данной статье мы предлагаем вашему вниманию несколько рекомендаций по этой части.
В вопросах планирования самую большую роль играет определение целей участия организации в стоматологической выставке. В качестве таковых может выступать презентация ваших товаров и услуг перед потенциальными клиентами, партнерами и просто посетителями мероприятия, налаживание новых контактов и заключение определенного количества договоров, возможность «засветиться» в СМИ, организация разнообразных акций, интересных посетителям, и т.д. При этом необязательно ставить только конкретные цели (к примеру, наладить определенное количество контактов), ведь участие в подобных мероприятиях способствует также PR-развитию организации. В результате того, что ваша организация представлялась на этой выставке, вы можете остаться в памяти остальных ее участников и обрести популярность и новых клиентов в недалеком будущем.
После того, как определены цели участия, необходимо разработать пути их достижения, а значит разработать общую концепцию участия в мероприятии. При этом не забудьте учесть такие моменты, как предоплата за участие, составление договора, где будут указаны размер необходимой площади, качество освещения, предоставляемое организаторами оборудование и многие другие важные моменты. Проследите за тем, чтобы вас упомянули в общем каталоге участников мероприятия. Подготовьте рекламный макет и фамилии сотрудников, которым необходимы бейджи. Если перед началом выставки организаторами проводится семинар, обязательно посетите его, так как там, как правило, выдаются все необходимые документы.
Важным этапом является составление бюджета, в котором обязательно нужно учесть стоимость дизайна и монтажа вашего стенда, доставки оборудования, цену аренды площади и оборудования, выпуск рекламы и, возможно, напитки и закуски для потенциальных партнеров. Учтите, что если вы используете мобильные стенды, нужно иметь при себе сертификат на них или документ о том, что данный стенд не нуждается в сертификате. Иначе могут возникнуть проблемы с пожарной охраной. Именно поэтому на первых этапах подготовки выставочного стенда рекомендуется обратиться к начальнику пожарной охраны, с которым стоит также обговорить список оборудования, которое вы привезете с собой. К примеру, если вы собираетесь использовать на своей выставочной площади ковролин, то он должен иметь минимальную степень возгораемости.
Необходимо тщательно продумать вопрос о том, кто будет представлять вашу организацию на выставке. Люди, стоящие у вашего стенда, должны быть хорошо обучены искусству коммуникации, и, конечно же, должны обладать всеми необходимыми знаниями по заданной теме. Для того, чтобы участие в выставке было хорошо организованным и прошло без эксцессов, лучше предварительно собрать вместе всех задействованных лиц и обсудить с ними цели и задачи участия в мероприятии и обязанности каждого из присутствующих.
За несколько недель до начала выставки позаботьтесь о том, чтобы приглашения на нее получили все ваши клиенты и партнеры, которых вы хотели бы там видеть. Имейте в виду, что за 3-5 дней до мероприятия необходимо напомнить им о вашем приглашении: опыт показывает, что это не бывает лишним. Подготовьте специальные блокноты и тетради для записи новых контактов. Проверьте качество мобильной связи между всеми сотрудниками, работающими на выставке: от этого зачастую зависит успех многих сделок.
Для того чтобы подвести итоги участия в выставке, можно учесть количество новых контактов, встреч с реальными и потенциальными партнерами или клиентами, заключенных договоров, а также количество публикаций ваших материалов в средствах массовой информации до и после выставки.
В вопросах планирования самую большую роль играет определение целей участия организации в стоматологической выставке. В качестве таковых может выступать презентация ваших товаров и услуг перед потенциальными клиентами, партнерами и просто посетителями мероприятия, налаживание новых контактов и заключение определенного количества договоров, возможность «засветиться» в СМИ, организация разнообразных акций, интересных посетителям, и т.д. При этом необязательно ставить только конкретные цели (к примеру, наладить определенное количество контактов), ведь участие в подобных мероприятиях способствует также PR-развитию организации. В результате того, что ваша организация представлялась на этой выставке, вы можете остаться в памяти остальных ее участников и обрести популярность и новых клиентов в недалеком будущем.
После того, как определены цели участия, необходимо разработать пути их достижения, а значит разработать общую концепцию участия в мероприятии. При этом не забудьте учесть такие моменты, как предоплата за участие, составление договора, где будут указаны размер необходимой площади, качество освещения, предоставляемое организаторами оборудование и многие другие важные моменты. Проследите за тем, чтобы вас упомянули в общем каталоге участников мероприятия. Подготовьте рекламный макет и фамилии сотрудников, которым необходимы бейджи. Если перед началом выставки организаторами проводится семинар, обязательно посетите его, так как там, как правило, выдаются все необходимые документы.
Важным этапом является составление бюджета, в котором обязательно нужно учесть стоимость дизайна и монтажа вашего стенда, доставки оборудования, цену аренды площади и оборудования, выпуск рекламы и, возможно, напитки и закуски для потенциальных партнеров. Учтите, что если вы используете мобильные стенды, нужно иметь при себе сертификат на них или документ о том, что данный стенд не нуждается в сертификате. Иначе могут возникнуть проблемы с пожарной охраной. Именно поэтому на первых этапах подготовки выставочного стенда рекомендуется обратиться к начальнику пожарной охраны, с которым стоит также обговорить список оборудования, которое вы привезете с собой. К примеру, если вы собираетесь использовать на своей выставочной площади ковролин, то он должен иметь минимальную степень возгораемости.
Необходимо тщательно продумать вопрос о том, кто будет представлять вашу организацию на выставке. Люди, стоящие у вашего стенда, должны быть хорошо обучены искусству коммуникации, и, конечно же, должны обладать всеми необходимыми знаниями по заданной теме. Для того, чтобы участие в выставке было хорошо организованным и прошло без эксцессов, лучше предварительно собрать вместе всех задействованных лиц и обсудить с ними цели и задачи участия в мероприятии и обязанности каждого из присутствующих.
За несколько недель до начала выставки позаботьтесь о том, чтобы приглашения на нее получили все ваши клиенты и партнеры, которых вы хотели бы там видеть. Имейте в виду, что за 3-5 дней до мероприятия необходимо напомнить им о вашем приглашении: опыт показывает, что это не бывает лишним. Подготовьте специальные блокноты и тетради для записи новых контактов. Проверьте качество мобильной связи между всеми сотрудниками, работающими на выставке: от этого зачастую зависит успех многих сделок.
Для того чтобы подвести итоги участия в выставке, можно учесть количество новых контактов, встреч с реальными и потенциальными партнерами или клиентами, заключенных договоров, а также количество публикаций ваших материалов в средствах массовой информации до и после выставки.
