Часть 1

В последние годы так много говорят о необходимости внедрения информационных компьютерных технологий (ИКТ) в медицинскую практику. В частности речь идет о комплексной автоматизации и системах для управления медицинской организацией. Однако говорят-то об этом уже не один десяток лет, а вот в реальности переход к электронному документообороту в медицине пока не носит массовый характер. По результатам опросов врачей-стоматологов около 50% клиник в нашей стране не используют в своей деятельности компьютеров или используют их только для бухгалтерского учета. В чем причина? Почему медицина и стоматология в частности так консервативны? Ведь многие другие отрасли уже не представляют себя без компьютерных технологий. Розничная торговля, туристический бизнес, даже практически все театры сегодня имеют собственные сайты и размещают там анонсы своих спектаклей.

В стоматологическом сообществе бытуют устойчивые психологические стереотипы, например, о том, что компьютеры — это излишняя «прозрачность». Многие стоматологи упорно полагают, что «выйдя из тени», будут менее эффективными. Некоторые боятся проверок налоговых органов. При этом они не боятся работать без кассового аппарата, а вот компьютерной базы данных своих пациентов они боятся. Вдруг ее кто-то украдет?

Итак... компьютеризация стоматологической клиники! Действительно немало написано о том, что компьютерная программа позволяет увеличить эффективность стоматологической практики с точки зрения бизнеса. А с другой стороны, всегда ли так? Как измерить эту эффективность и как объективно сравнить что стало с тем, что было. Эти вопросы часто остаются без ответа, с другой стороны, часто в работах об автоматизации авторы ограничиваются общими словами и размытыми понятиями. Опрос участников медицинского сообщества, проведенный Ассоциацией развития медицинских информационных технологий (АРМИТ), показал, что одной из причин, сдерживающих внедрение ИКТ в медицинскую практику, является «неопределенность экономической и др. выгоды от использования ИКТ». Президент АРМИТ М. М. Эльянов в своих выступлениях прямо говорит об «отсутствии методики обоснования экономической целесообразности внедрения информационных технологий».

Таким образом, представляется актуальным вопрос, какие же выгоды (экономические и др.) может принести стоматологической клинике или медицинскому центру внедрение автоматизированной системы управления. На наш взгляд, эти выгоды можно объединить в следующие крупные блоки, которые по отдельности будут подробно рассмотрены в этой и последующих статьях:

1. Исключение или минимизация угроз предприятию со стороны недобросовестного персонала (увод пациентов на платное лечение в другие клиники, оказание теневых услуг, растраты расходных материалов) и пациентов (неплатежи).
2. Увеличение посещаемости клиники пациентами за счет активной работы с клиентской базой; в условиях приема по предварительной записи сокращение простоя клиники из-за неприходов пациентов.
3. Качественно новый уровень организации комплексного подхода к лечению пациентов, осуществление контроля за качеством лечения.
4. Организация приема большого потока пациентов, в том числе по программам медицинского страхования (ОМС, ДМС).
5. Качественное ведение медицинской документации, организация эффективной работы с картотекой поликлиники и архивом.
6. Организация эффективной рекламной политики.

Мы рассмотрим вопросы практической реализации вышеуказанных преимуществ на практике на примере наиболее распространенной на российском рынке программы для управления стоматологической клиникой Dental4Windows (Россия-Австралия).

Блок № 1. Защита от угроз.

В процессе деятельности стоматологической клиники любого масштаба и формы собственности существуют типовые угрозы, которые способны наносить значительный финансовый ущерб, если руководство клиники не позаботится о защите своего предприятия и не предпримет соответствующих действий. Мы рассмотрим типичные угрозы и опишем, как можно защититься от них, используя компьютерную программу.

Угроза 1. Оказание теневых услуг

От этой угрозы сильно страдают, в основном, государственные и муниципальные клиники, однако при недостаточном уровне контроля такие инциденты могут происходить и в частных клиниках. Ущерб от теневых услуг для предприятия огромен. Фактически предприятие несет на себе большую часть затрат на лечение теневого пациента (аренда площадей, коммунальные услуги, амортизация оборудования и инструментария, оплата обслуживающему персоналу — администраторы, охрана, медсестры, уборщица и т. п., расходные материалы), при этом вся выручка за оказанные услуги оказывается в кармане врача, а не в кассе предприятия. Другими словами — это прямое воровство. Однако в государственных клиниках врачи часто оправдывают свои действия низкой зарплатой, недостатками в организации лечебного процесса, недостаточным обеспечением современными материалами и т. д. Зачастую эти недостатки действительно имеют место, но вместо того, чтобы двигаться в сторону решения этих проблем в своем коллективе врачи в течение многих лет живут «своей жизнью». Тем временем, такое учреждение находится в состоянии «пациент скорее мертв, чем жив», говорить о процветании предприятия здесь не приходится.

Как защититься

1. Наладить обеспечение лечебного процесса, чтобы устранить возможные оправдания со стороны врачей своей теневой деятельности.
2. Обеспечить мотивацию врачей к честной работе (расстаться с врачами, которые хотят работать только «на себя»).
3. Установить правило «Все пациенты должны быть записаны в электронном расписании. Удалять пациентов из расписания нельзя». Лишь одно это позволит в любой момент проверить историю посещений пациентов и их оплат.
4. Сравнить финансовые показатели работы врачей одинаковой специализации в той же клинике и в клиниках аналогичного ценового сегмента (средняя стоимость часа работы с пациентом).
5. Проанализировать историю лечения и оплат пациентов. Иногда врачи лечат пациента «в белую», а за наиболее дорогостоящие услуги рекомендуют оплатить «налом».

Существуют также административные методы борьбы с теневыми платежами, но они практически не эффективны без внедрения компьютерной системы.

Угроза 2. Увод пациентов в другие клиники

Такое может происходить в клиниках любой формы собственности, где есть наемный медперсонал. Даже если сам врач не работает по совместительству в другом месте, бывает, что он или она направляет своих пациентов к внешнему врачу — мужу, жене, другу и т. п. Разумеется, клиника несет ущерб. Стоимость привлечения одного пациента с помощью рекламы высока. Если пациент, сделав одно посещение, уходит в другую клинику или, например, готовится к протезированию, а само протезирование делает в другом месте, он совершает основную часть платежей вне клиники. Очень распространено явление, когда врач, работая в государственной клинике, уводит наиболее платежеспособных пациентов в свою частную клинику, где «нет очередей и лучше условия».

Как защититься

1. Отслеживать в компьютерной программе все, что сделано пациенту. Если после консультации ортопеда пациент идет на подготовительное лечение к другим специалистам, он должен в какой-то момент вернуться обратно.
2. Если пациент отказывается от дальнейшего лечения в клинике, врач в «заметках» должен указать причину отказа. Тогда эту ситуацию можно контролировать вплоть до прямого звонка пациенту.
3. Более глубокий контроль можно осуществлять, если заполнять электронную карту зубов первичных пациентов и/или составлять планы лечения. Тогда есть возможность автоматически найти все невыполненные планы лечения и разбирать все ситуации индивидуально.

Угроза 3. Нецелевое использование материалов

Этот вопрос часто возникает у руководителей клиник, особенно в отношении дорогостоящих материалов. Иногда даже без злого умысла врачи растрачивают материалы на свое усмотрение (сделал две анестезии, написал одну), и компьютерная программа позволяет поднять дисциплину в этом отношении.

Как защититься

1. В программе имеется возможность «привязывать» материалы к выполненным процедурам. Списание материалов производится автоматически при выполнении определенной процедуры. Даже если в результате возникнут некоторые расхождения между базой данных и фактическими остатками, данная система в любом случае повышает ответственность врачей в отношении работы с материалами.
2. «Тотальный контроль» может иметь и обратную сторону. Например контроль над расходом перчаток значительный финансовой выгоды не даст (т. к. это не дорогой товар), но может привести к тому, что врач будет работать в одних перчатках с разными пациентами.
3. Не стоит забывать, что врачи имеют возможность работать своими материалами, поэтому помимо внедрения компьютерного материального учета, необходим административный контроль.

Угроза 4. Неплатежи пациентов

Часто врачи в клиниках не контролируют платежи пациентов, оставляя это на совести администрации. В чем-то это и оправданно, ведь врача в первую очередь должен интересовать лечебный процесс. Компьютерная программа позволяет четко отследить должников, напомнить о долге в любой момент, проследить за сроками действия страховых программ (о чем более подробно будет описано в Блоке № 4 «Работа со страховыми компаниями»).

Как защититься

1. Программа может напоминать о долге не только в момент оформления оказанных услуг, но и в момент прихода пациента или даже в момент его записи в расписание. Это позволяет администратору вовремя напомнить пациенту об имеющемся долге и, возможно, отсрочить оказание определенных услуг (если, конечно, это позволяет медицинская этика).
2. Специальный модуль в программе («Маркетинг») позволяет делать выборку пациентов-должников, чтобы целенаправленно работать с ними на предмет закрытия долгов.

Мы рассмотрели первый блок выгод от внедрения компьютерной программы для управления стоматологической клиникой. В следующих статьях будут рассмотрены другие блоки преимуществ и даны практические рекомендации по их реализации.

Продолжение следует...